5 zalet elektronicznego obiegu dokumentów. Dlaczego powinieneś w niego zainwestować?

5 zalet elektronicznego obiegu dokumentów. Dlaczego powinieneś w niego zainwestować?

Niezależnie od wielkości firmy: małej, średniej czy dużej, decyzja o przeniesieniu systemu zarządzania dokumentami z wersji papierowej do elektronicznej zazwyczaj jest dużym wyzwaniem. Niemniej jednak ta zmiana przynosi duże korzyści dla pracowników jak i właścicieli przedsiębiorstwa. O jakich konkretnie mowa? Przeczytaj i sprawdź.

Redystrybucja zasobów finansowych oraz ludzkich

Każda zmiana pociąga za sobą skutki. Ważne jest w tym to, aby być elastycznym i odpowiednio dopasować się do nowych okoliczności. Warto więc przygotować się na zmiany, które zostaną wprowadzone niejako automatycznie po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów.

Przechowywanie różnego rodzaju dokumentów, a co za tym idzie, danych w cyfrowy sposób może spowodować konieczność ponownego podziału wydatków w przedsiębiorstwie. Okazuje się, że dzięki nowemu systemowi, duże oszczędności możemy osiągnąć obniżając wydatki na papier lub tusze do drukarek, ale warto za to zainwestować w szybsze łącze internetowe, aby można było efektywniej pracować.

Podobnie jak zasoby finansowe, mogą zmienić się również praca na niektórych stanowiskach w danym przedsiębiorstwie. Może okazać się, że starsza kadra zarządzająca potrzebuje dodatkowego sprzętu elektronicznego czy szkolenia wewnętrznego.

Mimo tych zmian, warto zainwestować w system elektroniczny obieg dokumentów od baseline.pl. Cyfrowe zarządzanie firmą staje się coraz popularniejsze, ale przez to również łatwiejsze i o wiele bardziej opłacalne aniżeli prowadzenie tradycyjnej dokumentacji oraz katalogowanie jej w segregatorach.

Podstawowe zalety korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów

#1 Zwiększony oraz łatwy dostęp do plików

Produktywność mierzy się również dzięki szybkiemu dostępowi do potrzebnych dokumentów podczas dnia pracy. Nawet jeśli już od jakiegoś czasu przechowujesz dane w chmurze lub na dysku firmowym, nie są one uporządkowane w jednolity, zrozumiały dla wszystkich system. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów przypisuje się plikom konkretne nazwy oraz katalog. To sprawia, że system nawet najbardziej skomplikowanego obiegu dokumentów staje się przejrzysty oraz łatwy do przyswojenia, np. dla nowo przyjętych pracowników.

#2 Szybkie udostępnianie dokumentacji

Bardzo dużym udogodnieniem jest możliwość współdzielenia dokumentów, dzięki czemu poprawia się przepływ informacji, szybciej możesz spodziewać się końcowych efektów prac nad danym tematem. Dodatkowo możesz udostępniać dane na różnych urządzeniach mobilnych, a więc zawsze będziesz miał wszystko pod kontrolą.

#3 Zwiększona kontrola oraz bezpieczeństwo danych

Nadzór jest jednym z podstawowych mierników sukcesu w przedsiębiorstwie. Aby nie był uciążliwy, ale efektywny oraz przyjazny dla pracowników, elektroniczny system zarządzania daje kierownictwu możliwość decydowania o tym, komu i jakie uprawnienia przydzielić w związku z danymi dokumentami czy projektem.

Możliwość sprawdzenia, kto oraz kiedy dokonał danych zmian w plikach również jest istotną informacją w kwestii kontroli produktywności oraz wyników osób zatrudnionych.

Warto również wspomnieć o możliwości odzyskiwania dokumentów.

#4 Możliwość zintegrowania systemu

Decydując się na elektroniczny system obiegu dokumentów, nie musisz zmieniać całego workflow. Możliwość integracji nowych rozwiązań ze starymi sprawia, że nie tracisz czasu na duże zmiany w organizacji, gdy w praktyce potrzeba jedynie usprawnić dotychczasowe działanie.

#5 Wsparcie

Firmy zajmujące się wdrażaniem takich rozwiązań proponują fachowe wsparcie podczas przenoszenia systemu. Pozwala to jeszcze bardziej zoptymalizować prace i zrozumieć wszystkie pojawiające się zawiłości nowego, cyfrowego zarządzania dokumentacją.

5 zalet elektronicznego obiegu dokumentów. Dlaczego powinieneś w niego zainwestować?
5 (100%) 1 vote

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here