Już nikogo nie dziwi otrzymanie umowy czy faktury online albo przesyłanie różnych informacji i dokumentacji drogą cyfrową. I tak jak papierowe książki zostają zastępowane przez e-booki, tak papierowy obieg dokumentów staje się archaizmem, zastępowanym przez elektroniczny obieg dokumentów. Obecnie staje się to już standardem w funkcjonowaniu większości przedsiębiorstw. Dlaczego tak się dzieje i jakie są zalety takiego rozwiązania?
Cyfrowa transformacja biznesu
Żyjemy w niezwykłych czasach, w których Internet połączył mieszkańców Ziemi na niespotykaną dotychczas skale. Możliwość błyskawicznej komunikacji, gdzie pokonanie przez informację odległości mierzonych w tysiącach kilometrów, zajmuje często mniej niż mrugnięcie okiem, zmieniła całkowicie sposób prowadzenia biznesu. Nastąpiła wielowymiarowa transformacja prowadzenia działań biznesowych z dotychczasowego trybu analogowego na tryb cyfrowy.
Kluczem i podstawą cyfryzacji przedsiębiorstw stała się digitalizacja procesów bazująca na hurtowniach danych – w tym wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu wykonywanie procesów i operacji biznesowych mogło zostać w pełni zautomatyzowane i zoptymalizowane.
Elektroniczny obieg dokumentów w praktyce
Jak widać, elektroniczny obieg dokumentów jest fundamentalnym elementem nowoczesnych systemów zarządzania procesami biznesowymi. W praktyce oznacza to nic innego, jak możliwość przesyłania drogą elektroniczną wszelkiego rodzaju dokumentacji – w tym umów, faktur, rachunków, raportów, regulaminów, projektów, dokumentacji technicznej i różnego rodzaju dokumentacji formalnej.
Co istotne, elektroniczny obieg dokumentów może być realizowany zarówno w obrębie określonej platformy, aplikacji oraz systemów ERP/CRM, jak i drogą mailową czy poprzez inne kanały, takie jak np. livechaty lub wewnętrzne systemy komunikacji.
Co zyskujemy dzięki elektronicznej wymianie danych?
Cyfryzacja procesów biznesowych – w tym wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, niesie olbrzymie korzyści. I co najważniejsze, dotyczą one zarówno optymalizacji kosztów, jak i wzrostu efektywności realizowanych działań. Elektroniczna wymiana danych jest o wiele szybsza niż jakakolwiek inna forma komunikacji – przy czym jest z reguły zautomatyzowana i prosta w obsłudze. A synchronizacje danych mogą odbywać się w czasie rzeczywistym, co pozwala podejmować decyzje na podstawie w pełni aktualnych informacji.
Poza tym elektroniczny obieg dokumentów pozwala na wygodne zarządzanie ich przepływem, a także na szybkie i bezproblemowe wprowadzanie ewentualnych korekt. Co do kwestii finansowych, rozwiązania cyfrowe przyczyniają się do znacznej redukcji kosztów związanych z zakupem papieru oraz innego wyposażenia biurowego, niezbędnego do drukowania i przechowywania dokumentacji papierowej.
Musimy mieć jednak na uwadze, że wszystkie zalety związane z elektronicznym obiegiem dokumentów i szeroko pojęta cyfryzacja biznesu, wynikają ze sprawnego wdrożenia nowoczesnych rozwiązań IT. Systemy i aplikacje nie mogą być przypadkowo dobrane. Powinny być efektem realizacji dokładnie przemyślanej koncepcji w pełni dostosowanej do potrzeb i profilu przedsiębiorstwa oraz celów, jakie realizuje.
