Rok 2020 nie jest zbyt przyjemny dla przedsiębiorców i organizatorów wszelkich imprez. Nieodłączną częścią biznesowego życia są wszelkiego rodzaju konferencje. Większość z nich została albo odwołana, albo przeniesiona na inny termin. Jednakże w dzisiejszych czasach agencje eventowe znalazły i na to sposób! Sprawdźcie krok po kroku jak przygotować konferencję online!
Każdy organizator konferencji, która miała się odbyć tradycyjnie, miał zapewne już na nią odpowiedni plan, agendę, poumawianych prelegentów, prezentacje i wszelkie atrakcje. W zaistniałej sytuacji cały program wystarczy zaadoptować do nieco innych warunków. Odpowiednie zorganizowane eventy online mają pewną przewagę nad tradycyjnymi – w większości przypadków raz nagrany stream live może być przez uczestników później wielokrotnie odtwarzany! Jeśli ktoś przegapił jeden panel, bez problemu obejrzy go później.
Zanim jednak zacznie się live-stream z naszej konferencji konieczne będzie znalezienie odpowiedniego studia nagrań. Wiadomo, że wszystko można zrobić w dowolnej salce konferencyjnej, jednakże stawiajmy na profesjonalizm! W studiu nagrań będziemy mieć możliwość odpowiedniej aranżacji przestrzeni. Co najważniejsze, będziemy mieć także dostęp do profesjonalnego oświetlenia oraz nagłośnienia.
Nie możemy również zapomnieć o zatrudnieniu profesjonalnej ekipy technicznej, która przeprowadzi dla nas transmisję na żywo na jednej z platform, która będzie dla nas najwygodniejsza. W przypadku konferencji otwartej może być to YouTube, Facebook czy LiveStream. Jeśli event jest zamknięty mogą to być aplikacje ZOOM 5.0 lub Cisco Webex. Odpowiednia firma zajmie się miksem dźwięku i obrazu tak, aby użytkownicy nie mieli problemu z odbiorem transmisji.
Ważna będzie też promocja takiej konferencji online. Dzięki przeniesieniu się do sieci będzie mogło w niej wziąć udział więcej osób. Warto ten potencjał wykorzystać! Działania promocyjne powinny obejmować zarówno social media jak i kanały tradycyjne.
Jeśli organizujesz konferencję firmową, która ma odbyć się przez Internet, warto pomyśleć o skorzystaniu z usług agencji eventowej. Będziesz mieć wówczas gwarancję, że wszystko zostanie dopięte na ostatni guzik i będziesz mógł spać spokojnie nie martwiąc się o nic. A Konferencja? Z pewnością będzie sukcesem!
