Zarządzanie firmową dokumentacją jest wymagającym przedsięwzięciem, którego prawidłowa realizacja wymaga nie tylko wiedzy, ale przede wszystkim korzystania ze sprawdzonych, nowoczesnych i dostosowanych do dynamicznie zmieniających się potrzeb współczesnych przedsiębiorstw rozwiązań. Należy do nich system elektronicznego obiegu dokumentów, czyli specjalistyczne oprogramowanie dla przedsiębiorstw przeznaczone do zarządzania dokumentami oraz automatyzowania i optymalizowania procesów biznesowych. Jego wdrożenie wiąże się z licznymi korzyściami, nie tylko finansowymi.
Czym jest i do czego służy system obiegu dokumentów?
System obiegu dokumentów, powszechnie nazywany systemem zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS) to wysokofunkcjonalne, elastyczne i przyszłościowe rozwiązanie informatyczne, które pozwala realizować w praktyce założenia elektronicznego obiegu dokumentów oraz wykorzystać jego pełny potencjał. Dokumenty firmowe, zamiast w postaci papierowej, są przechowywane w elektronicznej formie, w cyfrowym repozytorium (archiwum) w chmurze lub na serwerach firmy. Dostęp do elektronicznego repozytorium dokumentów uzyskuje się z poziomu interfejsu oprogramowania DMS, które pozwala na sprawną, szybką i wydajną pracę z dokumentacją oraz wymianę informacji.
Najnowocześniejsze i najbardziej zaawansowane pod względem technologicznym systemy DMS korzystają z wielu innowacyjnych funkcji i mechanizmów, w tym silnika workflow, uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), optycznego rozpoznawania tekstu (OCR), podpisu cyfrowego oraz wielu innych, przydatnych użytkownikom biznesowym, a ułatwiających życie działom IT, utrzymującym i rozwijającym rozwiązania. Wiele nich to unikalne, autorskie technologie, niedostępne nigdzie indziej. Pomimo swojej rozbudowanej i złożonej funkcjonalności wysokiej klasy system obiegu dokumentów pozostają przy tym bardzo intuicyjne i proste w obsłudze, co pozwala na szybki i wymierny zwrot z inwestycji, jak również zaobserwowanie wielu pozytywnych zmian w codziennej działalności operacyjnej firmy.
Dlaczego warto rozważyć wdrożenie systemu obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na wyeliminowanie praktycznie wszystkich, najistotniejszych problemów, na które uskarżają się firmy dotychczas pracujące z papierową dokumentacją. Cyfryzacja dokumentów oraz digitalizacja i automatyzacja ich obiegu (tzw. workflow) pozwala raz na zawsze pozbyć się z biurek pracowników stosów papierów (koncepcja paperless office staje się rzeczywistością!), zaprowadzić w firmie porządek oraz przyspieszyć wymianę informacji i usprawnić codzienną pracę z dokumentacją. Nadawane odgórnie uprawnienia dostępu gwarantują należytą ochronę wrażliwych, poufnych danych, zapobiegając ich wyciekowi na zewnątrz przedsiębiorstwa, nieautoryzowanym edycjom lub uzyskaniu wglądu przez nieuprawnione osoby.
Likwidacja fizycznego archiwum poprzez przeniesienie jego zdigitalizowanych zasobów do cyfrowego repozytorium, zlokalizowanego w chmurze lub na firmowych serwerach, oprócz tego, że przekłada się na ogromne usprawnienie realizacji zadań związanych z pracą z dokumentami, wiąże się też ze znaczącymi oszczędnościami finansowymi. Wynikają one z braku konieczności wygospodarowania, utrzymywania i zabezpieczania przestrzeni przeznaczonej na papierowe archiwa, ograniczenia zakupu materiałów papierniczych oraz zmniejszenia kosztów eksploatacyjnych infrastruktury do drukowania. Realizowany za pomocą dobrej jakości oprogramowania workflow dokumentów gwarantuje z kolei precyzyjne i bieżące monitorowanie każdego etapu procesowania dokumentacji oraz podjęcia w razie potrzeby działań naprawczych i wdrożenia potrzebnych optymalizacji, które zapobiegną przestojom, zatorom czy innym problemom w przyszłości.
Wdrożenie wysokiej klasy systemu obiegu dokumentów pozytywnie wpływa także na codzienną pracę firmy przyspieszając realizację zadań, eliminując błędy typowo ludzkie oraz pozwalając pracownikom skoncentrować się na ważniejszych z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa czynnościach niż te, które z powodzeniem mogą zostać poddane automatyzacji. Bardziej wydajna i uporządkowana przez system realizacja procesów związanych z obiegiem dokumentów daje również znacznie więcej satysfakcji, pewności i spokoju, co doceni każdy pracownik zaangażowany w swoją pracę.
W jaki system obiegu dokumentów warto zainwestować, żeby usprawnić funkcjonowanie organizacji?
Jak widać, system obiegu dokumentów jest niezwykle przydatnym narzędziem informatycznym, którego wdrożenie pozwala znacząco usprawnić praktycznie wszystkie procesy związane z codzienną pracą z dokumentacją, a w rezultacie poprawić jakość funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Poszukując odpowiedniego oprogramowania, w pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na cieszące się coraz większym zainteresowaniem w środowisku biznesowym platformy low-code. Ich dynamicznie rosnąca popularność wynika z bogatej funkcjonalności i zupełnie nowej palety możliwości i korzyści, w stosunku do chociażby tzw. rozwiązań pudełkowych czy systemów pisanych „od zera” przez zespoły deweloperskie. Zawdzięczają to innowacyjnemu i racjonalnemu podejściu do dostarczania narzędzi IT dla biznesu (tzw. aplikacji biznesowych), popartemu zastosowaniem w nich najnowocześniejszych technologii informatycznych i często autorskich, unikalnych mechanizmów.
Najwyższej klasy platformy niskokodowe opierają swoją funkcjonalność o takie zaawansowane technologie, jak m.in. workflow, no-to-low-code application development, uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), a dodatkowe, autorskie rozwiązania pozwalają nie tylko na szybkie dostarczanie gotowych aplikacji, ale również ich modyfikowane i dostosowywanie z natychmiastowym rezultatem do aktualnych potrzeb firmy. Taka funkcjonalność jest w stanie skutecznie wspierać realizację celów biznesowych, gdyż idealnie odpowiada na dynamicznie zmieniające się potrzeby, inicjatywy i wymagania współczesnych organizacji, a przy tym doskonale wpisuje się w realia dynamiki zmian zachodzących na rynku biznesowym oraz standardy cyfrowej transformacji.
