Przedsiębiorca musi wiedzieć, ile wynoszą okresy przechowywania dokumentów, które przechowuje w swojej firmie. To ważne informacje; jeśli podczas kontroli zostaną wykryte jakieś nieprawidłowości, mogą czekać go spore kary. I jakich zasadach należy pamiętać, gdy sprawa tyczy się dokumentów kadrowych? Dzisiaj odpowiadamy na to pytanie.
Usługi archiwizacyjne a dokumenty kadrowe
Na początek warto sprecyzować, czym dokładnie są dokumenty pracownicze. By wyjaśnić tę kwestię, dobrze będzie odwołać się do Kodeksu Pracy, a dokładnie do art. 94 pkt 9a. Zgodnie z jego treścią za akta pracownicze uznaje się akta osobowe zatrudnionych osób, które są związane z firmą stosunkiem pracy.
Warto pamiętać, że grupa tych dokumentów wcale nie jest jednorodna. Mamy tutaj do czynienia bowiem z:
- badaniami lekarskimi;
- dokumentacją w związku z wygaśnięciem stosunku pracy;
- aktami dotyczące ponoszenia odpowiedzialności porządkowej oraz ewentualnych kar;
- dokumentacją dostarczoną do firmy podczas procesu rekrutacyjnego;
- badania lekarskie, okresowe itp.
Dlaczego musimy zatroszczyć się o to, by archiwizacja dokumentów pracowniczych została rzetelnie wykonana?
Takie działania jak archiwizacja dokumentów kadrowych obejmują wiele różnorodnych etapów. Podobnie zresztą jest z firmową dokumentacją innego typu. Jednym z istotnych kroków jest nadanie terminu przechowywania takim aktom. Aby to zrobić, należy być na bieżąco z aktualnymi przepisami. Konieczne będzie także śledzenie zmian w prawie. Archiwizowanie dokumentów wymaga więc od nas pewnej gotowości do zdobywania i aktualizowania wiedzy, a jak wiemy, to wymaga czasu i wysiłku. Nie wszystkie firmy chcą mieć takich ciężar na swoich barkach i zamiast samodzielnego działania wybierają usługi archiwizacyjne.
Co z terminami czyli archiwizowanie dokumentów w świetle prawa
Nie da się prawidłowo przeprowadzić takiej usługi bez znajomości okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Kilka lat temu w tej kwestii dokonały się dość znaczące zmiany. Jeśli osoba została zatrudniona od 1 stycznia 2019 roku, jej akta powinny być przechowywane przez cały okres jej zatrudnienia, a następnie przez okres dziesięciu lat od wygaśnięcia stosunku pracy.
Inaczej potraktowane będą akta osób, u których stosunek pracy nawiązany został przed 1999 rokiem. Wtedy dokumentację należy przechowywać przez 50 lat. Jaki termin przechowywania jest stosowany, gdy archiwizacja dokumentów obejmuje dokumentację osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998, a przed 1 stycznia 2019? W tym przypadku również mowa o pięćdziesięcioletnim okresie przechowywania. Możemy go jednak skrócić, jeśli przekażemy do ZUS odpowiednie oświadczenie i raport informacyjny.
Jak widać przedsiębiorca musi pamiętać o wielu kwestiach. To jednak nie wszystko, bo przecież w firmie spotkamy się także z innym typem dokumentacji. Usługi archiwizacyjne proponowane przez takie firmy jak np. Rhenus dotyczą nie tylko archiwizacji dokumentów kadrowych. To dobra wiadomość, bo dzięki temu w jednym miejscu możemy zatroszczyć się o kształt całego archiwum.
