Zgody na przetwarzanie danych osobowych – jak zbierać?
Każda firma w jakiejś mierze przetwarza dane osobowe – są to dane takie, jak imię i nazwisko, adres, telefon, e-mail. Są one często niezbędne do organizowania kursów, szkoleń, zapewnienia niejednej osobie pracy lub współpracy. Dane osobowe mają także sklepy internetowe, w których ludzie kupują różnorodne rzeczy.
Zgody na przetwarzanie danych osobowych a RODO
Wszystkie te dane powinny być gromadzone starannie i pieczołowicie. Ochrona danych osobowych jest stosowana w Polsce od wielu lat, jednak nowe obowiązki na firmy nałożyło RODO, przepis obowiązujący we wszystkich krajach Unii Europejskich. Większa staranność w obchodzeniu się z danymi jest koniecznością, a klienci firm mogą wycofać zgodę na przetwarzanie danych niemalże w każdej chwili.
Dane osobowe to ważna sprawa, bez nich nie istnieją firmy. Wymóg zbierania oświadczeń o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych do różnych potrzeb stał się koniecznością, a nie przywilejem, kaprysem czy kwestią dowolną. Za nieprzestrzeganie RODO grożą wysokie kary finansowe liczone w euro. Żarty się skończyły. Zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana. Musi być wyrażona wprost i na piśmie. Ustne wyrażenie zgody jest możliwe, ale znacznie trudniejsze do udowodnienia.
Zgody na przetwarzanie danych osobowych a nowe przepisy
Od 25 maja 2018 roku wymóg zbierania oświadczeń jest coraz powszechniejszy. Zawsze należy określić do czego dana zgoda zobowiązuje – na przykład dane mogą być przetwarzane do celu rekrutacji w celu wyłonienia osoby podejmującej pracę w danej firmie, do potrzeb egzaminów końcowych lub wstępnych na uczelni, do potrzeb wysyłania ofert handlowych. W tym ostatnim przypadku precyzuje się czy oferty będą wysyłane mailowe czy sms-em, czy do klienta dzwonić będą przedstawiciele handlowi.
Ochrona danych osobowych jest coraz ważniejsza, a klient może w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Nie z każdej instytucji może z powrotem odzyskać dane – na pewno nie dostanie danych osobowych z urzędu skarbowego czy policji. Jednak w większości przypadków może żądać zaniechania przetwarzania danych osobowych przez firmę, a przedsiębiorstwo musi respektować wycofanie takiej zgody. Możliwe jest zbieranie jednej zgody na przetwarzanie danych osobowych w kilku celach. Kiedyś zgody musiały być osobne, dzisiaj takiego obowiązku już nie ma.
Zgody na przetwarzanie danych osobowych w firmie
Podsumowując, każda firma musi dokładnie określić do jakich celów zbiera dane, stworzyć właściwe formularze i wysyłać mailowe zawiadomienia lub zapytania do osób, które są związane z daną firmą jakimiś relacjami. Najlepiej wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych Osobowych w danej firmie.
