Faktury elektroniczne a efaktury ustrukturyzowane

Faktury elektroniczne wystawione i otrzymane za pośrednictwem centralnej bazy faktur elektronicznych mają stać się sposobem na łatwiejsze prowadzenie biznesu.

Efaktury ustrukturyzowane

Faktury elektroniczne w polskim porządku prawnym z powodzeniem funkcjonują już od wielu lat. W lutym 2021 roku Ministerstwo Finansów rozpoczęło zaś konsultacje publiczne projektu ustawy o VAT, która wprowadzić ma do porządku prawnego efakturę ustrukturyzowaną. Ma być ona rodzajem faktury elektronicznej wystawionej i otrzymanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-faktur, czyli centralnej bazy faktur elektronicznych ustrukturyzowanych. Jak czytamy w uzasadnieniu, efaktura ustrukturyzowana ma ułatwić prowadzenie przedsiębiorstwa, zabezpieczać przed oszustwami podatkowymi, a także stanowić kolejny etap wdrażania e-usług, zapewniających bezpieczeństwo rozliczeń.

Zgodnie z przedstawionymi założeniami efaktura ustrukturyzowana w pierwszej fazie ma być dobrowolną formą. Oznacza to, że będzie ona dopuszczalna jako jedna z form dokumentowania sprzedaży, a zatem obok obowiązujących obecnie faktur papierowych oraz faktur online. Docelowo, od 2023 roku, planowane jest obligatoryjne stosowanie ustrukturyzowanych efaktur.

W kontekście proponowanych zmian warto bliżej przyjrzeć się obowiązującym obecnie zapisom dotyczącym faktur elektronicznych.

Faktura elektroniczna – pojęcie

Zgodnie z art. 2 pkt 32 Ustawy o podatku dochodowym od towarów i usług przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Ustawodawca wprost wskazał, że dokument wystawiony w formie elektronicznej lub papierowej, jeśli zawiera dane określone w ustawie i innych przepisach, uznawany jest za fakturę. Tym samym zrównał on efakturę z tradycyjną fakturą papierową. Oznacza to, że wystawiając fakturę online, podatnik zobowiązany jest wskazać w niej te same elementy, które określone zostały w art. 106e ustawy. Należą do nich przede wszystkim:

• data wystawienia,
• numer dokumentu,
• określenie podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• nazwa towaru lub usługi,
• cena jednostkowa,
• stawka i wysokość podatku.

Co istotne, ustawodawca nie wskazał wprost formatu właściwego dla faktury online, pozostawiając podatnikowi dowolność w tym zakresie. W praktyce oznacza to, że fakturą elektroniczną będzie zarówno dokument w formacie PDF, w formie komunikatu XML lub innych. Istotne jedynie, aby w takiej formie został wystawiony i otrzymany.

Autentyczność, integralność i czytelność efaktury a EDI

Ustawowym obowiązkiem podatnika jest określenie sposobu zapewnienia fakturze autentyczności pochodzenia, integralności treści i jej czytelności. Podstawowym sposobem jest wykorzystanie dowolnych kontroli biznesowych. W odniesieniu do faktur elektronicznych zaś możliwe jest to też w przypadku wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI).

Wdrożenie systemu EDI możliwe jest dzięki szerokiej ofercie jego operatorów. Co warte podkreślenia, dzięki proponowanym rozwiązaniom wdrożenie EDI ułatwia przedsiębiorcom wystawianie faktur, a także ich prawidłowy obieg i archiwizację. Faktury elektroniczne Edison poddane mogą być m.in. walidacji, czyli sprawdzeniu pod względem rachunkowym i biznesowym. Ułatwieniem jest także matching, który umożliwia weryfikowanie danych z faktury z dokumentami logistycznymi. Wszystko to razem pozwala szybko wykryć niezgodności i dzięki temu usprawnia proces oraz eliminuje z obiegu wadliwe faktury.

Przechowywanie efaktur

W myśl obowiązujących przepisów podatnicy zobowiązani są do przechowywania prowadzonych dla celów rozliczania podatku ewidencji oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, przez okres 5 lat. Termin ten nie został w szczególny sposób określony w stosunku do faktur elektronicznych. Tym samym ich przechowywanie konieczne jest, jak w przypadku faktur papierowych, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ustawodawca nie uregulował także zasad przechowywania faktur online. Warto zatem zauważyć, że poza gromadzeniem dokumentów na dyskach zewnętrznych, pendrivach, czy płytach CD można wykorzystać do tego system EDI. Nowoczesna archiwizacja dokumentów przy jego użyciu, połączona z wprowadzonym elektronicznym obiegiem dokumentów, może przynieść zaś przedsiębiorcy wiele korzyści.