Zarządzanie czasem, a właściwie sobą w czasie, jest najtrudniejsze wtedy, kiedy mamy wiele zadań a nie wiemy od których zacząć. To klasyczny problem stawiania priorytetów. Wbrew pozorom, nie ma tutaj łatwiej drogi i prostej rady, którą można byłoby bezbłędnie zastosować. Podam tutaj kilka przykładów, jak można ustalić swoje priorytety.
Zadania niewygodne i niewdzięczne na początek
Zadanie trudne, nieprzyjemne, te które nas obciążają psychicznie w miarę możliwości powinny być wykonywane jak najszybciej, aby nie obciążały nam umysłu. Jeśli mamy coś z tyłu głowy, bardzo trudno się skoncentrować i zmobilizować na działaniu. Najlepiej jest abyśmy wykonali to zadanie ASAP (as soon as possible, czyli „tak szybko, jak to możliwe”).
Wybór priorytetowych zadań w trudnej sytuacji
Oczywiście, najważniejsze jest to, aby robić zadania, które mają określony deadline, a który się zbliża. W takich sytuacjach zazwyczaj wiemy co robić. Gdy jednak mamy wiele równorzędnie ważnych zadań w jednym czasie, musimy odważnie podjąć decyzję gdzie odpuszczamy. Nie da wszystkiego się zrobić w jednym czasie. W takiej sytuacji musimy zacząć negocjować termin i zadanie z osobami dla których mamy je przygotować. Warto zastanowić się, niezrobienie którego zadania przyniesie nam najwięcej trudności i negatywnych konsekwencji. Po takiej analizie priorytety same nam się wyłonią. Można zastosować także pomocną w tym względzie matrycę Eisenhowera, określającą priorytety wg ważności i pilności lub model TOTE. Wiele informacji na ten temat znajdziesz w internecie.
Dostępność energii na zadania
Innym ważnym aspektem planowania i wyboru zadań, jest branie pod uwagę dostępnej energii na jego wykonanie. Bardzo często o tym zapominamy i męczymy się z wykonywaniem zadań, a gdybyśmy robili je w innym momencie sprawiłyby nam nawet przyjemność.
Odpowiednie środowisko wykonywania pracy
Na koniec chciałbym wspomnieć o najprostsze jednocześnie chyba najtrudniejszym aspekcie wykonywania pracy. Mam tu na myśli środowisko na około nas, kiedy pracujemy. Często nie sprzyja on o wykonywaniu pracy ponieważ ktoś nas wybija i nam przerywa. dlatego właśnie powinniśmy dążyć do tego, aby wykonywać pracę wtedy, kiedy jest najmniejsze prawdopodobieństwo jej przerwania.
Umiejętność ustalania priorytetów i zarządzania sobą w czasie to podstawowe umiejętności które powinny cechować menadżerów i kierowników (zobacz: szkolenia dla kierowników). To również umiejętności niezwykle pomocne w codziennym, prywatnym życiu.
Autor: Maciej Sasin – trener, coach, założyciel Akademii Rozwoju Kompetencji
