Czym inny są akta księgi wieczystej dostępne w sądach rejonowych, a czym innym dane powszechnie dostępne w wyszukiwarce internetowej ksiąg wieczystych Elektroniczne Księgi Wieczyste. Do tych drugich ma dostęp każdy, w przeciwieństwie do akt księgi wieczystej.
Księgi wieczyste składają się z akt. Jest to zbiór dokumentów, które są gromadzone w sądzie rejonowym, w którego właściwości położona jest nieruchomość. W aktach znajdują się wszystkie wnioski, decyzje sądu, podstawy dokonania wpisów w księdze wieczystej takie, jak na przykład odpisy aktów notarialnych, wszelkie mapy i decyzje administracyjne dotyczące przykładowo podziału nieruchomości oraz umowy związane z nieruchomością. To właśnie do akt księgi wieczystej składa się wnioski, dokumenty i pisma dotyczące nieruchomości.
Uzyskanie dostępu do akt księgi wieczystej wymaga złożenia we właściwym sądzie wniosku wraz wykazaniem interesu prawnego, to znaczy opisaniem stanu faktycznego, podaniem przepisów prawa oraz załączeniem koniecznych dokumentów. Poza przeglądaniem akt księgi wieczystej, można również ubiegać się o wydanie przez sąd odpisów dokumentów z księgi wieczystej. Wydaje się je na żądanie osób mających interes prawny lub na żądanie sądu, prokuratora, notariusza, organu administracji rządowej albo jednostki samorządu terytorialnego.
Jedyną osobą, która może przeglądać akta ksiąg wieczystych zawsze i bez podania przyczyny jest notariusz. Każda inna osoba powinna wykazać interes prawny, by zajrzeć do akt. Interesem prawnym można nazwać uzasadnienie konieczności i możliwości przejrzenia akt księgi wieczystej wraz z podaniem odpowiednich przepisów dających podstawę prawną do tego. Przykładowo właściciel nieruchomości będzie miał interes prawny wynikający z jego prawa własności. Oznacza to, że nikt przypadkowy nie będzie miał wglądu do akt księgi wieczystej.
Pierwszą grupą osób mających interes prawny w przeglądaniu akt księgi wieczystej są osoby wpisane do księgi wieczystej, a także już wykreślone, takie jak właściciele nieruchomości, wierzyciele hipoteczni, osoby, na rzecz których wpisane jest w księdze wieczystej prawo dożywocia. Tym osobom stosunkowo najłatwiej jest wykazać interes prawny, wystarczy, że wykaże się ich związek z księgą.
Pozostałe osoby to te, których prawo nie jest wpisane do księgi wieczystej, ale są uprawnione do złożenia wniosku o wpis, jak na przykład nowi właściciele nieruchomości, którzy przedkładają wówczas w sądzie umowę przedwstępną sprzedaży nieruchomości albo osoby, które posiadają roszczenie o usunięcie niezgodności między rzeczywistym stanem prawnym a stanem prawnym ujawnionym w księdze wieczystej.
Podstawowe dane zawarte w księdze wieczystej, jak właściciele nieruchomości, dane o niej, wpisane prawa, roszczenia oraz hipoteki, można przeglądać na portalu Elektroniczne Księgi Wieczyste. Należy znać numer księgi, nie da się bowiem odszukać w wyszukiwarce księgi wieczystej po adresie albo księgi wieczyste po numerze działki. Jest to serwis bezpłatny.
